A gestão documental é fundamental para garantir que os documentos produzidos e recebidos pela Universidade sejam organizados, preservados, localizados e disponibilizados de forma adequada ao longo de seu ciclo de vida. Mais do que uma atividade administrativa, a gestão de documentos constitui uma prática essencial para o funcionamento institucional, a transparência pública e a preservação da memória da Universidade. Por meio da gestão documental, é possível estabelecer procedimentos e critérios para a produção, tramitação, classificação, avaliação, organização, conservação, acesso e destinação dos documentos. Essas ações contribuem para reduzir a acumulação desordenada de documentos, evitar perdas e duplicidades, otimizar espaços físicos e recursos institucionais e, sobretudo, assegurar que as informações necessárias às atividades administrativas, acadêmicas e de pesquisa possam ser recuperadas de maneira eficiente e segura. No âmbito da Universidade Estadual de Montes Claros (Unimontes), a gestão documental assume também uma dimensão histórica e cultural. Os documentos produzidos ao longo da trajetória institucional registram decisões, projetos, atividades acadêmicas, administrativas e sociais, constituindo fontes fundamentais para a compreensão da história da instituição e de sua relação com a sociedade. Preservar esses registros significa, portanto, preservar parte da memória institucional e social do Norte de Minas. A gestão documental também está diretamente relacionada ao direito de acesso à informação. A organização adequada dos documentos é condição indispensável para que as informações públicas possam ser localizadas, recuperadas e disponibilizadas de forma transparente, contribuindo para o exercício da cidadania, o controle social e a produção do conhecimento. Nesse sentido, a Diretoria de Documentação e Informações (DDI) atua na promoção de práticas voltadas à organização, preservação, conservação e disponibilização do patrimônio documental da Universidade, contribuindo para que os documentos cumpram sua função administrativa, probatória, informativa, histórica e social. Assim, gerir documentos é também cuidar da memória, garantir direitos e fortalecer a Universidade. Uma política de gestão documental eficiente permite transformar a documentação institucional em um patrimônio acessível, organizado e preservado para as necessidades do presente e para as futuras gerações.